中国高等教育学会教育信息化分会会议管理办法

一、 总则

为加强中国高等教育学会教育信息化分会（以下简称“分会”）会议的组织与管理，规范会议举办与审批流程，提高各会员单位举办会议的积极性，提升分会会议质量，推动分会会员之间的交流与合作，促进高校信息化的技术进步和发展，扩大分会在中国高校信息化的影响力，特制定本管理办法。

二、 分会会议分类

分会是学术性社会团体，主办或指导的会议以学术交流为主。分会会议分为两大类，即主办会议和指导会议。

主办会议是指分会主导并组织的会议，包括工作会议、学术年会、专业技术交流会等。此类会议分会为主办方，发分会通知，并盖分会公章。

分会指导会议是指分会指导各会员单位举办的各类教育信息化会议，旨在推动会员单位信息化成果的展示和推广，促进高校信息化建设交流。此类会议由分会审核会议议程，负责转发相关通知，通知可挂分会标识，分会安排相关领导出席，并协助邀请专家，会议主办方为分会会员单位，不盖分会公章。

分会工作会议主要包括理事长会议、常务理事会议、理事会议、会员大会以及其它相关工作会议等。会议目标以讨论分会内部管理事务为主。其中，会员大会每四年举办一次，一般与该年度学术年会共同举行，与会人员为全体会员；理事会议每年举办一次，与会人员为分会理事；常务理事会议每年举办两次，与会人员为分会常务理事，其中一次与该年度理事会议共同举行；理事长会议根据工作需要不定期召开；其它工作会议根据需要，报备审批后召开。

学术年会是分会为加强会员单位学术研究和交流所组织的会议，其以征文并出版学术论文集为目标，通过优选的学术报告集中展现会员高校信息化建设水平与成果。学术年会两年举办一次，原则上与会人员为分会会员。

专业技术交流会旨在推动会员的学术交流，进一步提高分会在高校信息化各个领域中的影响力，帮助各会员高校信息化建设队伍成长。此类会议不定期举办，以学术报告和学术沙龙为主，与会人员由承办高校具体邀请，可以扩大到非会员单位。

三、 会议的申请

分会主办和指导的各类会议均实行报备制。每年3月中旬，分会秘书处征集当年会议计划，报备内容包括会议名称、性质、规模、主题、时间（精确到月），会议日程、地点、经费预算等内容。具体工作由秘书处相关人员分别统计后统一备案，经分会秘书处审核通过的会议纳入分会管理范畴。

特殊原因未报备的会议申请，为便于分会统筹，仍需提前申请，具体为：分会主办的技术交流会需提前二个月申请，分会指导会议需提前一个月申请。

四、会议的审核

会员大会、学术年会和理事会议的申请由常务理事会审议决定，常务理事会议由理事长审定，专业技术交流会议、分会指导会议依据申请单位和会议性质，经分管理事长审核后由秘书长审批。理事长会议经理事长提议后由秘书处落实，其它工作会议需按报备时间执行。

主办和指导会议的日程安排需与申请表同时报送分会，由分会秘书处负责审核。

会议申请批复后，由秘书处回复相关申请单位，会议申请单位需在会议开始前一周上报详细的会议议程。

未经分会审批同意，包括分会会员在内任何单位和个人不得使用分会名义召开各种形式的会议。

会议的申请人，需要与实际承办或主办单位一致；申请举办的会议应与其定位一致，不得盲目扩大范围；经分会审批签章后的会议通知不允许擅自更改，一经发现，将严肃处理。

五、 会议的组织和举办

分会主办会议由秘书处负责组织，与承办单位具体协商并落实相关会议组织工作。分会主办会议所需经费原则上由秘书处统筹协调，包括但不限于会员年费、会务费、企业赞助费等。

分会主办的会议，承办单位应与分会签署《联合办会协议》，报高教分会备案。分会负责会议的组织协调与内容安排，承办单位负责会议会务、财务以及日后审计事务。

分会指导会议组织和举办由主办方自行落实，分会秘书处可提供相应的指导，如安排领导致辞、专家邀请、内容建议等。

六、 会议的赞助及经费使用

为更好地为分会会议代表提供优质服务，提高会议的质量，学术交流会议可安排会议赞助。

分会主办会议原则上在企业会员内邀请赞助商，具体由秘书处与承办单位共同协商。会议赞助金额按会议预算筹措，原则上不能有结余，赞助厂商报告半日会议一般不超过三个。

分会主办会议经费应严格按照中央八项规定精神及分会管理规定和承办方内部财务管理要求合理使用，不得超范围、超标准和违反财经纪律使用，一经发现，将严肃处理。

七、 会议的宣传及资料管理

会议举办前后，由分会秘书处在分会网站发布会议宣传资料，并提供会议报告等资料供分会会员下载。

分会主办会议的宣传新闻需在会议结束后一周内上报秘书处，资料由承办单位负责起草，秘书处负责审核通过后发布；分会指导会议的宣传资料由组织单位自行起草，会议结束后一周内提交，由出席该会议的分会领导审阅通过后发布。

分会各类会议的会议纪要和宣传资料，在分会网站相应栏目发布，最终文稿作为分会活动资料上报中国高等教育学会。

中国高等教育学会教育信息化分会

2011 年 7 月 20 日兰州常务理事会审议通过

2014 年 12 月 19 日西安理事长会议第一次修订

2018年10月19日 成都理事会审议修订